バーチャルオフィスソリューションで運用コストを削減する中国の事例

中国ではオフィススペースの値上がりで、多くの外国企業には、手頃な価格で顧客やパートナーに好印象を与えるオフィス施設を見つけることがますます困難になってきています。これに解決を与えるために、バーチャルオフィスソリューションを選ぶ企業が増えています。
バーチャルオフィスソリューションは、専用のオフィススペースを持つことなく、企業が都市に存在するのを助けるオフィスソリューションです。典型的なバーチャルオフィスパッケージには、受付サービス付きのローカル電話番号、メールアドレスや、会議室へのアクセスが含まれています。

CCI、Servcorpとコラボ

「必要な時だけ利用できるサービスの柔軟性と、たまにしか使わない高価な賃貸オフィスを維持しなくてすむことが、この地域における当社の着実な成長を促してきました」と、供給チェーンの運営と改善を目指す、グローバルなコンサルティング会社の中国Competitive Capabilities International (CCI) の地域ディレクター、グレアム・フォークナー氏は語ります。
CCI は、多国籍企業の顧客にサービスを提供するため10年前に中国市場に参入し、高級バーチャルオフィスプロバイダーのServcorp社によって、バーチャルオフィスを設立することにしました。コンサルタント業務のように、オフィススペースを頻繁に使わない会社にとって、このようなアレンジは運用コストを節約するために理想的です。Servcorp社は30年前にバーチャルオフィスのアイデアを開拓し、上海の観光エリアである外灘や、ロンドンのカナリーワーフなど、世界の140か所に高級オフィススペースもって業界をリードしています。30日間の無料トライアルもあります。

一流オフィスロケーションの提供

「我々は顧客の身近な場所に、一流のオフィスロケーションを提供してきました」とフォークナー氏はコメントします。 「オフィスがビジネスに与えるイメージは多大です。顧客に対してだけではなく、従業員にとってもそれは言えます。彼らはトップクラスのオフィススペースを持つ会社の一員であることを非常に誇りに感じるからです。」
Servcorp 社では、世界中の顧客やパートナーと連絡を保ち、顧客がオフィスや会議室を必要な時すぐに予約できるITソリューションを開発しました。「私は上海をベースにしていますが、香港に赴く時には、ビジネスパートナーと会うためにそこのバーチャルオフィスを利用しています。」

コストの削減と利便性

バーチャルオフィスパッケージは、伝統的な長期間のオフィスリースオプションよりも、大幅なコストの削減になります。バーチャルオフィススペースにかかる1か月のコストは、伝統的なリースの4分の1ほどです。「150スクエアフット（約14平方メートル）のオフィスを持つ代わりに、私たちはより大きな会議室を月2回、チームが集まる日に借りています。これはかなり大きなコストの削減です、特に上海では。」
Servcorp 社から提供される、通話の転送や文書翻訳などの受付や秘書サービスも、顧客との関係や製品開発に焦点を当てた多忙なビジネスに、時間やコストの削減を与えます。
「自社オフィスを持っているようなものですが、必要な時にだけそれに支払うのです。Servcorp 社は、私たちの訪問者のためにビザの手続きをしたり、会議のセットアップを手伝ったり、必要に応じて文書を印刷したり、内部管理マネジャーに期待するようなことは全部やってくれます。あなたは時間とストレスを省いて、仕事をすることができるのです。」

ホテルの会議室に勝る理由

企業の集まりのための伝統的な代替手段と言えば、至る所にあるホテルのコンベンションセンターや会議室の使用ですが、それらは費用が高い一方で、顧客経験の質が低く、バーチャルオフィスソリューションの専門的な雰囲気に対抗することはできません。

「私たちは、世界中にビジネスパートナーを持っているので、バーチャルオフィスを使って彼らとの会議をコーディネートします。もしバーチャルオフィスがなかったら、これらのイベントを開催するホテルを予約しなければなりません。ホテルは追加コストもかかりますし、私たちにはServcorp社の方が質的にはるかに優れた価値があるとわかったのです」とフォークナー氏は説明します。 「オフィスがあるということで、見込み客にも、あなたが市場に長くとどまることを示すことができます。それはホテルの会議室では与えられない効果です。ホテルではどうしても休暇の雰囲気を感じさせてしまうものですが、オフィスはプロのプレゼンテーションを促して、参加者にビジネスマインドを持たせ、契約書へのサインに導くのにも役立ちます。」
市場への参入・拡大は、ビジネスの複雑で困難なプロセスです。オフィスの長期リース契約よりも複雑なものです。

バーチャルオフィスソリューションは、最高品質のプロのイメージで、中国やアジアでのプレゼンスを確立しようとする企業にとって、最も戦略的かつ経済的なオプションと言えるでしょう。