取引先から「オフィス移転」の知らせを受け取った――。
それならば、オフィス移転祝いを早急に準備しなければいけません。
ここでは、オフィス移転祝いを贈りたい方に、お祝いを贈るタイミングや、贈り物の相場など、基礎知識についてご紹介します。
取引先への失礼にならないように、基本的なマナーもきっちりと学んでおきましょう。
Contents
移転祝いは何を祝うの？
移転祝いは、取引先企業などのオフィスが移転をしたときに贈るお祝いのことです。個人ではなく、本社や事務所が引越しした際に贈ります。
オフィス移転にはいろいろと理由がありますが、例えば、「事業を拡大すべく、アクセスのいい都心に移転した」「社員が増えてフロアが手狭になった」などの話が出れば、お祝いを贈ってもいい事例といえます。
移転祝いは「事業拡大」や「会社の繁栄」などを祝うためのおしるしなのです。
移転祝いの基本マナー
移転祝いは、どのように贈るのがマナーなのでしょうか。相手に失礼にならないために、ここでは基本のマナーについてご紹介します。
移転祝いを贈るタイミング
まず、「事務所移転のお知らせ」などの知らせを受け取ったら、メールや電話などでお祝いの気持ちを伝えましょう。そして、移転祝いを贈りたい旨を相手に伝えます。
「サプライズでお祝いを贈りたい」という人もいるかもしれませんが、基本マナーとしては、サプライズで突然贈り物をするのはNGです。相手に了承を得てからギフトを贈りましょう。
実際にお祝いを贈るタイミングは、ケース・バイ・ケース。移転オフィスの披露パーティーなどがあれば、そのタイミングで贈ります。お披露目会がない場合も、なるべく移転から2週間以内、遅くとも1ヶ月以内に贈るのがベターです。中でも花を贈る場合は、移転から1週間〜10日間以内に届くように贈るようにしましょう。
移転祝いの相場はいくら？
移転祝いの相場は、取引先との関係によっても違います。基本的には3〜5万円が定番ですが、重要な取引先や付き合いが特に長い場合は、5万円以上になることもゼロではありません。
逆に、お付き合いによっては1〜2万円のものを贈ることもあります。
移転祝いを贈る相手が取引先ではなく、友人や知人である場合は、相場は5,000円〜1万円程度です。もし、親族に移転祝いを贈る場合は、1〜3万円程度を予算と考えましょう。
もし、大企業に移転祝いを贈る場合は、あまりにこじんまりとしたものは貧相に見えてしまう可能性があります。見劣りしないようにしたければ、相場よりも高いものや、大きく立派な印象があるものを贈るといいでしょう。
移転祝いのギフトの定番と選び方
移転祝いの定番といえば、鉢植えになった胡蝶蘭です。胡蝶蘭の花言葉は「幸福が飛んでくる」で、縁起も良いことから選ばれています。長持ちもして、品もあり、他の人とかぶってしまっても迷惑でない贈り物です。
ただし、胡蝶蘭はその大きさや品種で価格がわかりやすいため、相手に値段を知られてしまうリスクもあります。価格がわかることで関係性が悪くならないよう注意するとともに、大切な取引先には、惜しむことなく費用をかけるよにしましょう。
胡蝶蘭以外の贈り物では、現金や商品券、雑貨、お酒、観葉植物なども定番です。しかし、定番だからといって贈ってしまうと、「観葉植物の水やりが手間」「お酒は誰も飲まないのに……」「趣味に合わないデザインの雑貨をもらっても困る」など、相手にとってありがた迷惑になってしまう可能性もあります。
日頃から相手の好みを理解しておく、または、カタログギフトなどを活用すると、本当に喜んでもらえる移転祝いとなるでしょう。
送ってはいけない贈り物とは
移転祝いのギフトにNGなものがあります。それは、赤字を連想させる赤いもの、火事をイメージさせるライターやキャンドルです。
ただし、取引先の社長が赤色好き、コーポレートカラーが赤、紅白のものを贈りたいという場合は、この限りではありません。贈る際には失礼のないように、「貴社に似合う赤色のギフトを選びました」と一言添えると安心ですね。
移転祝いの熨斗（のし）について
お祝いを送るときには、熨斗をつけて贈りましょう。胡蝶蘭などの鉢物の場合は、立て札や祝札を使用します。
熨斗をつける際に注意したいのが水引です。水引は、何度も結べる蝶結びのものを選びます。これは、「何度あってもうれしい」ことを祝うお祝いだからです。
表書きは「お祝／御祝」といったシンプルなものでも構いませんし、「御移転御祝」といった移転祝い専用のものを使ってもいいです。どちらを選んでも失礼はありません。ただし、ここで注意したいのは、「移転御祝」と四字熟語になることです。4文字が縁起が悪いとされていますので、注意してください。
水引の下には、送り主の名前を書きます。このとき、ボールペンは避けるのがベターです。筆ペンや油性マジックなどを用いましょう。会社として贈るのであれば社名を、個人として贈るのであれば氏名を書きます。
熨斗については基本的に、ギフトを購入する店舗がきちんと準備をしてくれるはずです。ラッピングをしてもらう際に「移転祝いの熨斗をつけてください」とお願いすると、マナーに合わせた熨斗をつけて包んでくれます。マナー違反が怖い場合には、お店にお任せしてもいいかもしれませんね。
こんなときはどうする？
ここまで基本のマナーや基礎知識を見てきましたが、こんな例外の際にはどうすればいいのでしょうか？
業務縮小のための事務所移転
事業を縮小する、撤退するなどネガティブな理由での移転の場合は、お祝いを贈るのはタブーです。間違えて贈ることのないよう、下調べをしてから贈りましょう。
贈答品を辞退する旨が書かれていた
おめでたいオフィス移転の場合でも、「贈答品を辞退します」という方針を示す企業は少なくありません。この場合は贈るのは諦めましょう。代わりにメールや電話などで、お祝いの気持ちを伝えられるといいですね。
移転祝いを贈るのが遅くなってしまったとき
オフィス移転から1ヶ月以上が経ってしまった場合は、移転祝いとしてギフトを贈るのは避けましょう。基本的に、お祝いをもらったら内祝いでお返しをするのが習わしです。
1ヶ月以上経った頃にギフトを贈ると、相手は追加で内祝いを用意しなければならず、迷惑がかかってしまいます。
どうしても贈りたいのであれば、取引先との関係性にもよりますが、まずはお手紙でお祝いの気持ちを伝えましょう。そして、文面の中で、近いうちに訪問する意向を伝えます。
実際に訪問することになったら、移転後のご挨拶として、手土産に菓子折りを持って参上します。お祝いではなく「あくまでもご挨拶の品」として渡せば、相手を困らせることもありません。
移転祝いにも最適「選べるギフト」Office Giftもオススメ
さて、オフィス移転祝いのマナーや基礎知識をご紹介してきました。でも、やっぱり迷うのがギフト選びですよね。センスが問われるギフト選び――。そのセンス次第でお付き合いが悪くなってしまっては、今後の経営にも影響が出てきます。
そこでオススメなのが、カタログギフトのOffice Gift（オフィスギフト）です。
受取人が気に入ったギフトを選べるので、こちらがあれこれと迷うことはありません。
また、カタログギフトといえば、結婚式の引出物などのイメージがありますが、オフィスギフトは、ビジネスシーンに合わせたギフトを中心にラインナップしています。その数、なんと4,500点以上です。そのため、オフィスで使えそうなものなどもたくさんあり、取引先がもらってうれしい品をチョイスすることができるのです。
一番人気は5万円のプランで、人気の家電などもチョイスできます。次に人気なのは3万円のプラン、次いで10万円のプランです。貴金属品や名刺入れなど、身につけるアイテムも豊富にラインナップされています。
オフィスギフトの使い方は簡単で、予算に応じて金額プランを選択するだけです。あとは取引先がギフトコードを受け取って商品を選びますので、差出人のあなたは何もすることはありません。
ギフト選びというと、なんだか煩わしい思いがするものです。でも、オフィス移転祝いをきっかけに、新しい取引が始まる可能性もゼロではありません。
センスのいいギフトを贈るためにも、お祝いの真心を伝えるためにも、便利なサービスをスマートに利用して、ビジネスチャンスにつなげてみてくださいね。
