リモートワークを実践するうえで、ペーパーレス化は非常に重要です。
ドキュメント書類をデータとしてクラウド管理にすることで、オフィスにいなくとも情報を共有することができます。
しかし、契約書にいたっては、捺印して製本する昔ながらの契約締結の手法がまだまだ一般的です。そんな悩みを近い将来、解消してくれるかもしれないWEBサービスが今月リリースされました。
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CloudSign
10月に弁護士ドットコム (https://www.bengo4.com/)（東証マザーズ：6027）は、個人や企業間の契約をWEB上で締結できる電子契約サービス「CloudSign (https://www.cloudsign.jp/)」を発表しました。
従来の契約締結は、両社間で合意を得た契約書をプリントアウトし、ホチキスで止め、製本テープを貼り、割印を押して、クライアントに郵送または手渡しを行うといった手順を踏む必要がありましたが、CloudSignを使用することで、この契約締結のプロセスを短縮することができます。
そこで、「CloudSign」にアカウントを作成し、フリープランを実際に使ってみました。
CloudSignを使ってみた
今回は会社と社員が秘密保持誓約書を締結することを想定し、文書のアップロードから締結完了までを行ってみました。
１、両者で合意をとった文書をCloudsignにアップロードします。
ファイルの形式はPDF形式のみです。
２、続いて送付先のメールアドレスを登録します。
「お名前」と「会社名」はメールの宛先に記入されます。お名前にはデフォルトで敬称の「様」が付いた状態で先方にメールが届きます。
３、文書に先方に入力してほしい項目を設定します。
私の場合、フリープランだからか「押印」の項目しか表示されませんでした。
入力項目の設定後、確認画面に遷移し登録したメールアドレスに文書に合意するためのメールを送付します。
４、届いたメールに記載してあるURLをクリックすると、文書に合意するためのページに遷移します。
相手はCloudSignのアカウント登録をする必要はありません。
５、入力項目に署名を行い、先方にWEB上で返信することで承認作業完了です。
文書のステータスが締結済みに変更されます。
CloudSignのメリット
CloudSignのUIはとてもシンプルで使い易い印象を受けました。
フリープランだったからか、デモでは「テキスト」や「ラジオボタン」といった項目が表示されていたが、実際に作成してみると押印しか選択できませんでした。
しかしドラッグ＆ドロップで入力項目が設置可能なので直感的に利用方法が分かる作りとなっていました。
導入メリット
- 重要書類の紛失がなくなる
- ペーパーレス化
- 製本作業の時間削減
- 印刷コストの削減
- 過去の契約書類が見つけやすい
- ネットが繋がっていれば、どの場所でも契約書を確認できる
今後の展開と課題
CloudSignでは本人確認の方法にSMS認証などを追加するほか、契約更新日をの通知や社内システム向けのAPI公開、スキャンした紙データの管理機能などを追加される予定です。
また、契約書作成支援や契約書のレビューなどのサービス展開も行っていくとのことで、中小企業の大きな助けとなるでしょう。
まとめ
クライアントとネットワーク上で素早く契約締結ができ、かつ契約書の制作時間とコストを削減できるのは大きな魅力です。
また、社内の機密文書を安全にクラウドに保存でき、かつ文書は法務のスペシャリストたちに作成・レビューを依頼できます。
中小企業だけでなくリモートワーカーにとってもこのようなサービスは魅力的だと感じました。
参考
https://www.cloudsign.jp/
http://thebridge.jp/2015/10/gengo4-cloudsign
http://www.corporate-legal.jp/houmu_news1948/
