マイナンバー制度がもうすぐスタート！事業主が気をつけたい３つのポイント

2015年10月にマイナンバーが通知開始！

最近世間をにぎわせている「マイナンバー制度」がいよいよスタートしようとしています。
私たちに関わりのあるところでは、まず2015年の10月に国民全員に「マイナンバー」が通知され、2016年の1月からは、いよいよマイナンバーの利用が開始されます。さらに2017年からは国家機関での情報の連携が開始されていく予定です。

そもそもマイナンバー制度ってなに？

「マイナンバー制度」とは、簡単に言うと”全国民に番号を与え、一括で管理できるようにする制度“のことです。
これまで国や地方の行政機関では、年金の基礎年金番号や介護保険の番号などそれぞれ異なる番号を使用していました。そのため管理をする上で膨大な手間がかかり、無駄な時間・コストがかかっていたのです。
それを改革するために導入されるのがマイナンバー制度です。
全ての国民が固有の番号を持つことで、各行政機関がこれまでばらばらだった情報を一つの番号にヒモ付けて管理できるようになります。行政機関の手間やコストが削減されるだけでなく、情報が正確に把握できるようになることで、より最適な社会保障の提供が可能になるというメリットもあります。
行政機関は、マイナンバー制度を開始するまでに、制度導入のための膨大な作業を行わなければなりません。しかし行政機関だけでなく、民間の企業も制度導入の準備が必要になります。特に小さな会社を経営している方や個人事業主の方は、日々の仕事に謀殺されて、制度への対応が遅れてしまいがちです。
今回は、マイナンバー制度のスタートによって、民間企業や個人事業主の方が対応しなければならない3つのポイントをご紹介します。

ポイント1：
給与支払い報告書・各種申告書へのマイナンバー記載

　2016年1月1日から、各種税務関係書類にマイナンバーを記載することになります。マイナンバーは国民だけでなく、企業にも「法人番号」が与えられるため、その両方の記載が必要になります。税務関係で記載が必要になるのは以下のものです。

・所得税
・法人税
・法定調書（利子等の支払調書、国外送金調書など）
・各申告書など

また従業員に支払う給与支払報告書にも、マイナンバーの記載することになります。社会保険や年末調整のために、従業員だけでなくその家族のマイナンバーを事前に教えてもらっておく必要があります。
これは本人確認し、利用目的を明示しておかなければなりません。事前に収集しておかなければならないマイナンバーは以下のようになります。

・パート、アルバイト、契約社員を含む従業員
・その扶養家族
・社外研修で一時的に雇った講師など

ポイント2：
支払調書への記載

フリーで働いている個人事業主の方の場合は、起業家や企業勤めの方とは別の障害も発生してきます。個人事業主の方は、仕事をもらった会社から「支払調書」を作成してもらいます。
この支払調書は、案件依頼主である会社側が税務署に提出しなければならないため、これももちろんマイナンバーの記載が必要になります。そのため、取引先には必ずマイナンバーを教える必要があります。
マイナンバーはとても重要な個人情報ですから、簡単に教えたくないかもしれません。しかし多数の取引先があれば、それだけマイナンバーを教える先も増えることになります。個人事業主の方は、どの会社にマイナンバーを教えたかの管理を徹底し、どのような場合に教えるのか、ルールを作っておくといいでしょう。

ポイント3：
個人情報管理の徹底

先ほどもお伝えした通り、マイナンバーはとても重要な個人情報です。
そのため企業を経営している方も、個人事業主の方も共に、個人情報として徹底した管理が必要です。特に企業企業経営者の方ならば、以下の点を必ず抑えておかなければなりません。

・どこまでの社員がマイナンバー業務に携わるのか、誰が管理するのか
マイナンバーを扱うのは、主に会計、人事部門になると思われます。その部門内でも、誰が管理の責任者となるのか、どこまでの社員が扱うのかを厳密にしておかなければなりません。
・どのような場合にマイナンバーを利用するのか
マイナンバーはあくまで「給与関係業務」「法定調書作成関連業務」にしか利用できません。それ以外の業務で、社員の管理に利用したりはできませんので、注意するようにしましょう。
・新しいセキュリティシステムの導入
マイナンバーは個人情報ですので、他人に提供したりまたは盗用したりした場合、厳しい罰則を受けることになります。小さな会社でも、マイナンバーの管理にあたっては、新しいセキュリティシステムの導入を検討しましょう。　
・社員への周知、研修
特に会計、人事部門などマイナンバーを扱うことが考えられる部門の従業員には、事前に研修を行なう必要があるでしょう。

2015年の間に対応への準備を

マイナンバー制度のような新しい制度に慣れるには、誰でも時間がかかるものです。しかし、マイナンバー制度は慣れてしまえば、特に大きな手間がかかるようなものではありません。
2016年1月が施行ですので、2015年中にマイナンバー制度に対応できる体制作りを行なっておくことが大切になります。

参考