経営者とフリーランスの為のマイナンバー対策まとめ

マイナンバー制度の概要については、以前の記事でご紹介しました。しかし、いよいよ来月２０１５年１０月からマイナンバー通知が始まるということで、どのような業務が発生するのか、どのような対策を行なわなければならないのか、改めてまとめましたのでご紹介します。

Contents

1 発生する業務のうち重要なものは２つ
2 本人確認手続き
- 2.1 1. 番号確認
- 2.2 2. 身元確認
3 マイナンバーの安全管理

発生する業務のうち重要なものは２つ

いよいよ通知がはじまるマイナンバー制度ですが、実はよく分かっていない、何をすれば良いのか分からないというフリーランスや経営者の方も多いと思います。しかし、始まってから対策したのでは大変です。具体的な実務としては何をしなければならないのでしょうか。

マイナンバー制度は「社会保障」「税金」「災害補償」の３つの分野に関連します。このうち個人事業主や経営者の方に関わるのは「社会保障」と「税金」ですが、関連して発生する業務のうちもっとも重要なものが２つあります。

マイナンバー制度は税金や社会保障の分野での手続き効率化などのために導入されるものです。そのため会社は従業員やその扶養家族、取引先などからマイナンバーを収集しなければなりません。１０月にマイナンバーが発行されますので、マイナンバー制度が実施される２０１６年１月までにマイナンバー収集作業を行なうことになります。ここで２つの重要な業務が発生することになります。１つがマイナンバーがその人のものであることを確認する「本人確認」であり、もう１つがそのマイナンバーを安全に管理するための「安全管理」です。

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本人確認手続き

マイナンバーの本人確認は成り済ましを防ぐためにも、非常に重要です。企業は従業員の源泉徴収票その他の法定調書に記載・提出する必要がありますので、１０月以降マイナンバーを収集しますが、このときに「番号確認」と「身元確認」が必要になります。２つセットで本人確認です。

1. 番号確認

まず番号確認ですが、これは「通知カード」もしくは「番号付きの住民票」などによって、番号が正しいかを確認する作業です。通知カードとは１０月以降にすべての住民に対して郵送される、マイナンバーを知らせるカードのことです。これには番号の他に名前、住所、生年月日などが記載されています。ただしこれには顔写真がないため、通知カードでは番号確認のみしかできません。通知カードでなくても番号が記載された住民票でも確認できますが、通知カードでの確認が手っ取り早いでしょう。顔写真入の「個人番号カード」の作成を申請すれば、個人番号カード一枚で番号確認＋身元確認を行なうことができます。

2. 身元確認

通知カードしか持っていない人の場合は、番号確認の次に身元の確認を行ないますが、これはマイナンバーを提供している人が人違いでないことを確認するためのものです。これは顔写真のある免許証やパスポートによって確認することが必要です。個人番号カードを作成した方が作業が簡略化できます。

これらは企業はもちろん、フリーランス（個人事業主）でも従業員を雇っている場合は必ず行なわなければならない手続きです。これらの確認をした上で収集した番号を管理し、適切に使用しなければなりません。また従業員に扶養家族がいる場合、扶養家族のマイナンバーも企業・事業主が収集しなければなりません。基本的には従業員の扶養家族の本人確認は従業員が行ないますが、「国民年金第３号被保険者関係届」は扶養家族が提出しなければならないため、企業が扶養家族の本人確認をしなければならないことになっています。しかし、これも従業員が代理で行なうことができる制度がありますので、そちらを利用した方がいいでしょう。

マイナンバーの安全管理

こうして収集したマイナンバーは、法定調書への記載・提出の業務で必要になるのですが、そこで必要となるのが、個人情報である収集したマイナンバーを企業がいかに管理するかということです。個人情報保護法では、個人情報は従業員や顧客を合わせて５０００件以上の個人情報を扱う事業者のみが対象となっていました。しかし、マイナンバーの管理はすべての事業者が対象となっており、漏洩した場合は法的な処置がとられます。

マイナンバーの安全管理で必要となるのは

どのような業務で使用するのか
誰が管理するのか
どのように管理するのか

という３つの視点です。

1. どのような業務で使用するのか

まずはどのようは業務で使用することになるのかを、導入前に理解しておく必要があります。マイナンバーが使用される業務はまず「法定調書への記入」です。記入が必要となる法定調書は多数ありますが、その中でもよく利用するのは「支払調書」です。

支払調書とは企業や個人事業主が何にどれだけの支払いを行なったのかという明細で、税務署に提出されるものです。企業の場合は外注先に送ることが多いですし、個人事業主の場合は報酬を支払われる立場で、送られてくることの方が多いかもしれません。この支払調書には「支払い者」と「支払いを受けるもの」の名前の欄に番号を記載することになります。

他にも源泉徴収票や給与支払い報告書、社会保険関連書類に記載する必要があります。つまり税金、給与、社会保険関連業務で申告書などを発行する際に必要になるということです。

2. 誰が管理するのか

従業員の少ないフリーランス（個人事業主）や小規模な会社の経営者ならば、管理は事業主、経営者本人が行なうケースが多いかもしれません。しかし、もしも財務関係の担当者がいるならば、マイナンバー関連の業務や管理の仕事はその人のみが行なうことにし、事業主、経営者はその人を監督する業務を行なう、など業務の担当者と範囲を明確に決めておくことが重要です。

3. どのように管理するのか

個人情報の取り扱いについては、どのような会社でもすでに管理方法や取り扱いに関する社内規定が作成されているかもしれません。しかし、マイナンバー導入の前にはあらためてどのように管理するのか、規定を作りなおすことをおすすめします。また担当者以外の人間が取り扱うことができないようにする対策（USBやPCの持ち出し禁止、アクセス制限措置、書類は金庫に保管するなど）も準備しておきましょう。

マイナンバー制度は導入後も利用範囲の拡大が考えられています。制度が変更になってもしっかり利用していけるように、導入前からの対策が重要です。