「現金出納帳」は、事業に関わる現金の動きを管理する上で、必須のアイテムです。現金出納帳は簡単に作成できるもので、慣れてしまえばほとんど手間はかかりません。今回は現金出納帳の書き方について解説します。
サブ的な帳簿＝現金出納帳
会社を経営しているわけでないフリーランス（個人事業主）の方でも、必ず帳簿はつけていると思います。帳簿がなければ決算書を作成することができないからです。しかし「現金出納帳」を正確に作成し適切に活用している方はどれだけいるでしょうか。現金出納帳は、手持ちの現金がどれだけあるかを把握するために必須であり、確定申告を青色申告でするときは、必ず必要になります。
現金出納帳とはそもそも何でしょうか。帳簿は決算書を作成するために作成が義務づけられている主要簿と、その主要簿をカバーする役割を持っている補助簿との2種類とがあります。現金出納帳はその補助簿にあたります。現金出納帳の役割は「現金の出入りを管理する」ことにつきます。会社の取引は帳簿上でのお金の動きと、実際の口座にあるお金の出入りとがずれるのが一般的ですし、また現金で支払って領収書をもらわないこともあります。そのような細かい現金の出入りを、すべて記入するのが現金出納帳の役割です。
現金出納帳はどのようにして書くのか
現金出納帳は書くことが義務づけられているわけではなく、どこかに提出するものでもないため、書き方に決まった形式はありません。しかし自分勝手な書き方をするとあとで管理するのが大変になるので、項目は最低限守らなければなりません。基本的に、現金出納帳の書き方は家計簿の延長と考えていいでしょう。そんなに難しいものではありません。必ず書かなければならない項目は以下のものです。
・日付：お金の出入りがあった日
・勘定科目：何による収入か、何による支出か
・摘要：メモ、何に何のために使ったかなど
・収入額：入ってきたお金の額
・支出額：出ていったお金の額
・残高：差し引き後の残った額
・前月からの繰越額：前の月から繰り越した残高
・次月への繰越額：次の月に繰り越すことのできる残高
これらを必ず記入することができれば、現金出納帳としての役割は果たすことができます。簡単ですね。
現金出納帳を書く上でのポイント
現金出納帳の書き方は簡単なのが分かったと思います。しかし、書く上では守らなければならないルールがいくつかあります。
①必ず毎日記帳する
現金出納帳は、現金の出入りがあったときは必ず記帳するようにしましょう。週末にまとめて書こうなどと思っていたら、記入漏れが生じたり、ミスが出たりしてしまいます。毎日一日の終わりに必ず記入することを習慣にしましょう。
②現金出納帳の残高と口座の残高が合わなくても調整しない
毎日記帳していても、人の手で行うことなのでどうしても口座の実際の残高とズレが生じてしまうことがあります。そのようなときに、口座から現金を出し入れして調整したりしては絶対にいけません。ズレが生じた場合は、原因を明らかにして訂正するか、原因が不明ならば現金出納帳に「過不足」の項目で記入しましょう。つまりズレは現金出納帳の上で調整するのであって、口座のお金を動かして調整するのではないです。
③領収証のないものは入金伝票・出金伝票に書く
現金で行う細かなお金の出入りは、領収証がない場合も多くあります。たとえば移動するのに買った電車の切符や、駐車場の駐車料金などです。このようなものは、覚えているその日のうちに出金伝票に記入して現金出納帳に記入し、伝票も補完しておきましょう。
重要なのは現金出納帳での現金の動きと、実際に手元にある事業用の財布にある残高とが必ず一致していることです。ズレが生じていてもあとから調整すればいいのですが、ズレはゼロを目指しましょう。
残高がマイナスになることがある
現金出納帳の残高は、マイナスになっていくことがしばしばあります。多くのフリーランス（個人事業主）の方は自分のプライベートの財布から、事業用の出費を立て替えていたりするため、こういうことが起こります。こうしたときは「事業主借」の項目で処理します。勘定科目に事業主借と記入して、プライベートの財布から入金したということにして処理すれば、帳尻を合わせることができます。ただ、できれば事業用の財布はプライベートと完全に分けておいて、混同しないようにするようにしましょう。
今回はもっとも簡単な帳簿である現金出納帳の書き方を紹介しましたが、いかがだったでしょうか。まずは記入しながら書き方に慣れていくと簡単に覚えることができるでしょう。
