リモートワークのオンライン会議を成功させる５つの秘訣

リモートワークでは、実際に上司やチームメンバーと顔を合わせない代わりに、Skypeなどを使ったオンライン会議がたびたび行われます。
オンライン会議でも、これまでの会議と同じように自信をもって参加するにはどうしたらいいでしょうか。
U.S.Newsのローラ・マクミュラン氏の記事を参考に考えてみましょう。
リモートワークに慣れていない方は、面識のない複数の人たちとのオンライン会議に不安を感じるのも仕方ありません。
もし電話をかけた時に、すでに会議が始まっていたら、これに飛び込むのはなかなか大変です。
どのタイミングで、何を言ったらいいのか、ウェブカムを使わない顔の見えない会議だとチームメンバーの声を聞き分けて、誰が話しているのかも見極めなければなりません。
時にはネットの接続が途切れたり、海外ともなれば、音声が遅れて届く場合もあります。
VirtualWorks社の創設者で「Working From a Distance: Being Your Best When You’re Not With The Rest」の著者でもあるデボラ・ディノチェンソ氏は、「宇宙ステーションへ人を送るこの時代に、私たちのオンライン会議がこれほどお粗末なのには毎回驚いてしまう」と発言しています。
ネット回線の問題はさておき、リモートワーカーがオンライン会議へスムーズに参加するための秘訣をご紹介します。

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1 リモートワークのオンライン会議を成功させる５つの秘訣

リモートワークのオンライン会議を成功させる５つの秘訣

１．会議中は、他のことを同時に行わない

どんな会議でも、会議中100％意識を集中するのは難しいです。
特にオンライン会議で顔が見えない場合はなおさらです。
あなたが会議中にSNSを見ていても、それを知る人は誰もいません。
しかし、もし彼らがあなたの意見を求めてきたらどうなるでしょう。
あなたの一瞬の沈黙は、あなたが他のことをしていたことを証明してしまいます。
ですからオンライン会議では、いつも会話に意識を集中しておくこと、そして、それを他の参加者にも感じさせることが大切です。
自分が実際のオフィスの会議室にいるように振る舞ってください。
会議室では、メールをチェックしたりしないでしょう。
キャリア・アドバイザーで、リモートワークの求人サイトFlexJobsのブレイ・レイノルズ氏は、「会議に集中していると、会話のリズムがつかめて、自然に話すことができる。」と説明しています。
会議ノートをとるのもいい方法です。
これによって、自分を会議に集中するよう仕向けることができます。

2．積極的に参加する

レイノルズ氏は、会議に出席する時には自分のゴールを設定しているそうです。
「会議中２回は質問をする」とか「３人の発言者のコメントを称賛する」といったふうに。
自分の声が他のメンバーに聞こえているか、他人の声がよく聞こえない、今話しているのが誰だかはっきりしない、そんな時には、黙っていてはいけません。
「リモートワーカーには、自分の必要を知らせる義務があるのです。それに、誰が話しているのか分からなければ、会話を追うことはできません。これでは耳にマフラーを当てて、会議室の隅に座っているようなものです」と、ディノチェンソ氏は言います。
マイクに密着して、誰かの意見に対して、より明快な説明を求めることなどは、決して利己的なことではありません。
それは生産的な会議に不可欠なことです。
例えば各々のメンバーに、発言前に自分の名前を言ってもらうように要請することなどは、あなたが司会者の立場でなくても、会議を意味あるものにするために必要なことです。

3. ためらわず発言せよ

「OK、この人の後に自分の意見を言おう」と思っているうちに、「あ、誰かが話した。自分の意見は、もう会話の方向に合わなくなっている。」
「あ、また他の人が話している。今さら遮って、自分の意見を言うまでもない」などと躊躇していてはいけません。
こういった思考を捨てて、会話に飛び込んでください。
もし話し始めて、誰かが遮ってきても、かまわず自分の言いたいことを終わりまで伝えましょう。
面識のない人同士の会議で、みんなが礼儀正しくしようとするあまりに沈黙してしまうよりも、意見があったら述べた方がいいのです。
発言された意見をどうするかは、司会者が考えればいいことです。
誰かが何かを述べている時には、それが終わるのを待って、「もう1点付け加えてもいいでしょうか」というように会話に入っていくと、押しつけがましさを与えずに発言することができます。

4. 完璧に準備しておく

あなたに革新的なアイデアがあっても、パソコンが正常に働かなければ、あるいはオンライン会議へのログインに手こずっていては、誰にもそれを伝えられません。
ダイヤル番号、パスワード、会議の開始時刻の確認だけでなく、マイクの音量テストなど、時間通りに会議に参加するために必要なすべてを整えておいてください。
特別なソフトウェアが必要な場合には、それもテストしておきます。
これらのソフトウェアにはダウンロードすべきアップデートがあったり、ひとつのブラウザで稼働しても、他のブラウザでは稼働しない場合もありえます。
できれば他のチームメンバーと予備テストをしておくといいでしょう。