緊密なリモートチームを構築するための5つのステップ

米国では2005年以降、リモートワークの台頭が80％と驚異的です。Forrester Research社の在宅勤務に関する予測では、2016年末までに米全労働者の43％がオフィスの外から作業するようになるだろうと言われています。
このようなリモートワークの台頭はどこから来ているのでしょうか。それはリモートチームが企業コストを削減し、優れた人材をリクルートするだけでなく、生産性を高め、さらには労働者のエンゲージメントも高めるからです。しかし多くの企業は、依然としてリモートチームから利益を上げるためのワークフローの作成に苦労しているのも実状です。ここでは、生産的かつ緊密なリモートチームを構築するための5つのステップをご紹介しましょう。

1.プロジェクトの目標を特定する

明確な目標は、生産性の生命線です。目標は責任を統一し、人々を喚起します。よく言われているように「測定できないものを管理することはできません」。しかし実際には、プロジェクトの目標が不明確なまま放置されていることが非常に多いのです。
Kapta社の最高経営責任者アレックス・レイモンド氏は、最優先しなければならないことが２つあると説いています。第一は、明快さです。プロジェクトの目標には不明瞭な言葉があってはなりません。第二は、測定可能なことです。特定された指標や期限を持っているゴールはとても有効です。
プロジェクトの目標の記録化は、オフィスチームとリモートチーム両方が同一目標に向かうために不可欠です。この（特定の数字が記されている）「全体像」をチームの集団目標として掲げておくことは、特定のタスクが目標から少しでも外れた場合、指導者がそれに気づくのを助けます。

2.各個人のタスクを明確にする

プロジェクトの明確な目標が設定できたら、次はその目標を実用的なタスクに分解します。「製品の認知度を高める」というような漠然とした目標と、VNOの式（verb動詞 + noun名詞 + object目的語）の目標との間には、天地ほどの差があります。「○○さんと連絡を取る」の代わりに、「火曜の午前中に○○さんと連絡を取り、来週のツイートで紹介する製品の言及の仕方を調整する」のように、できるだけ具体的な情報を盛り込みましょう。
もう一つの方式は「ユーザーストーリー」として知られているものです。例えば、
A.　[○○の役割]として、私は利益を上げるために、[○○のゴール]を欲する。
B.　[いつ、どこ]で、私は[なぜ] だから、[何]を欲する。
どのテンプレートを使うにしても、各チームメンバーは、自分のタスクが全体的な目標にどう貢献するのか、それらをどう達成できるかを自覚しておく必要があります。
ワークフロー管理ツールには、タスクのフォーミュラを統合しておきます。それには時間トラッキング、締切り日、スタッフの割り当て、完成率、マイルストーン等を含めましょう。

3.適切なツールを選択する

リモートチームで作業する場合、テクノロジーは助けにもなりますが、障害にもなりえます。インターネットにある生産プラットフォームやアプリの全てが有用ではありません。生産性を高めるためには、ワークフローを簡素化するツールを選択することです。
メンバーがヴァーチャル環境で作業している場合、文書が複数のオンラインハブに散らばっていることがあります。リンクのために電子メール、ニュースの集約にFlipboard、プレゼンにSlideShare、共有にPoint、ウェブクリッピングにEvernote、ビデオ用にPocketのように。これらの間を動き回るだけで時間は無駄になっています。
その代わりに一つの共通デジタルハブにコミュニケーションとコラボタスクを統合しましょう。例えばmemitはアプリ内にコンテンツを保存するだけでなく、チームが使用しているクラウドプロバイダー内に全てのリソースのデジタルコピーを作成できるクリッピング共有ツールです。
より少なく、強力なツールを使用することで、リソースを節約し、チームワークを豊かにすることができます。

4.あなたのリモートワーカーに近づく

リモートチームでは、オフィスにあるような1対1のインタラクションが欠如しがちですが、肩を叩き合ったり、コーヒー販売機の周りにたむろしたりできないからと言って、同僚との関係を深められないわけではありません。
リーダーは定期的に各人と連絡を取り、彼らにも連絡させましょう。一人ひとりにビジネスの成功に重要な役割を果たしていることを理解させ、内部サークルに招き入れることは、業務倫理とパフォーマンスの向上に役立ちます。

5.作業を全てにしない

リモートワーカーの半数以上が、チーム内の個人的な繋がりの欠如が不満の原因になると感じています。業務時間外にもコラボレーションする方法を見つけましょう。ギフトを送り合ったり、オフィスでのミートアップを試してみるのもいいでしょう。意識的な措置をとることで、リモートチームは共同の成果を促進するようになります。
多くの組織がリモートワークを採用する今日、チームをゴールへ導く能力は、ビジネスの成功を際立たせます。明確で測定可能な目標を設定し、具体的な責任を割り当て、最適なツールを選び、チームの結合を促進してください。